Elektronische Patientenakte (ePA) einfach erklärt: Das solltest du wissen

Was ist die elektronische Patientenakte und wie funktioniert sie?

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist kostenlos und freiwillig. In der ePA werden persönliche wichtige medizinischen Daten hinterlegt, die Versicherte unter anderem über das Smartphone abrufen können. Für jeden gesetzlich Versicherten richten die Krankenkassen eine ePA ein. Zum Start am 29. April 2025 waren das 73 Millionen.

Was steht in deiner ePA?

Bei jeder Untersuchung oder Behandlung speichern Kassenärzte, Krankenhäuser, Psychotherapeut:innen und Zahnarztpraxen Daten in der elektronischen Patientenakte. Folgende Daten müssen die Behandelnden auf der ePA hinterlegen:

• Befunde aus Medikamententherapien oder anderen Behandlungen wie zum Beispiel Physiotherapien
• eRezepte – mehr über eRezepte erfährst du hier
• Befunde aus chirurgischen Eingriffen
• Befunde aus bildgebenden Verfahren wie Röntgen, MRT, CT oder Ultraschall
• Laborbefunde
• Arztbriefe
• Entlassungsbriefe aus dem Krankenhaus
• die elektronische Medikationsliste (eML) mit allen verschriebenen Medikamenten
• ein Medikationsplan für Betroffene, die über einen Zeitraum von mindestens 28 Tagen drei und mehr Medikamente einnehmen müssen
• Abrechnungsdaten der gesetzlichen Krankenversicherung

Außerdem können weitere Daten durch Behandelnde oder dich selber hinterlegt werden. Das sind zum Beispiel:

• Zahnbonusheft
• elektronischer Mutterpass
• elektronischer Impfpass
• Infos zur Organspende, Vorsorgevollmacht oder Patientenverfügung
• Bescheinigung über eine Arbeitsunfähigkeit
• elektronische Notfalldaten

Wer darf auf deine ePA zugreifen?

Zuallererst hast du natürlich selbst Zugriff auf deine ePA. Wenn du in einer Arztpraxis oder im Krankenhaus deine Krankenkassenkarte in ein Lesegerät steckst, erteilst du damit für 90 Tage lang die Erlaubnis, Daten in die ePA einzustellen und die vorhandenen Daten einzusehen. Bei der Apotheke gilt eine Erlaubnis für drei Tage. Wer das nicht will, kann seine Patientenakte für einzelne Stellen sperren. Dies kannst du direkt in der ePA-App machen oder bei der Ombudsstelle deiner Krankenkasse.

Weder die Krankenkasse selbst noch ihre Ombudsstelle hat Zugriff auf die Daten der ePA.

ePA für Privatversicherte

Private Krankenkassen entscheiden individuell, ob sie eine ePA anbieten oder nicht. Wenn du privat versichert bist, frage bei deiner Kasse nach, ob sie eine digitale Patientenakte anbietet oder plant, dies zu tun.

Haben private Krankenkassen eine ePA, gilt wie bei gesetzlich Versicherten: Du bekommst die Patientenakte, außer du hast ausdrücklich widersprochen.

ePA-App und Zugang: So siehst und verwaltest du deine Akte

Mit unserer gesund.de App kannst du im Smartphone auf die elektronische Patientenakte zugreifen. Für Windows- oder Mac-Computer gibt es aber auch einen sogenannten Desktop-Client, der das Gleiche leistet.

ePA-App deiner Krankenkasse einrichten

Um mit dem Smartphone – gleich ob Android-Handy oder iPhone – auf die ePA zuzugreifen, brauchst du ein aktuelles, NFC-fähiges Gerät.

Das Einrichten geht dann ganz einfach in vier Schritten:

• Du lädst die ePA-App deiner Krankenkasse im App-Store und installierst sie auf deinem Handy.
• Du bestätigst deine Identität. Dafür brauchst du eine Gesundheitskarte mit PIN oder einen Online-Personalausweis mit PIN.
• Du legst eine GesundheitsID an. Das ist deine persönliche Identifikationsnummer, mit der du dich in Zukunft an der ePA anmeldest.
• Du loggst dich ein und kannst deine digitale Patientenakte einsehen.

Bei Problemen mit der Einrichtung der ePA kannst du dich bei der Ombudsstelle beraten lassen, die jede Krankenkasse eingerichtet hat. Hier kannst du außerdem Widerspruch einlegen gegen einzelne Funktionen oder Zugriffsberechtigungen deiner Patientenakte.

Deine ePA einsehen und Zugriffsrechte steuern

Wer die ePA-App auf seinem Smartphone oder den Desktop-Client auf seinem Computer installiert hat, kann darüber seine Patientenakte und alle darin hinterlegen Dokumente einsehen.

Auch die Zugriffsrechte auf bestimmte Dokumente und für bestimmte Institutionen können in der App verwaltet werden.

Vorteile, Nachteile und Datenschutz der digitalen Patientenakte

Die ePA rief bisher unterschiedliche Reaktionen hervor. Die Transparenz über die eigenen Gesundheitsdaten und das gebündelte Speichern der gesammelten Daten an einem Ort sind sicherlich hilfreich. Andererseits gab es aber auch immer wieder Bedenken, unter anderem wegen der Datensicherheit.

Das bringt dir die ePA im Alltag

Die digitale Patientenakte macht deine persönlichen Gesundheitsdaten für dich transparent. Und sie bietet auch ganz praktische Vorteile im Zusammenspiel mit Ärzten und Therapeuten:

• Dein Arzt oder deine Ärztin bekommt einen einfachen Zugriff auf deine medizinische Vorgeschichte und kann dadurch bessere Diagnosen stellen.
• Doppeluntersuchungen, wie zum Beispiel mehrfaches Röntgen bei einem Wechsel von Arzt oder Ärztin, werden vermieden.
• Die eingestellten Medikationspläne helfen, Probleme mit Wechselwirkungen zu verhindern oder zu reduzieren.
• Ein schneller Zugriff auf Daten, zum Beispiel über vorliegende Allergien, können die Notfallversorgung verbessern.

Nachteile und Kritikpunkte

Seit Einführung der ePA wurden Zweifel an der Datensicherheit geäußert. Sowohl der Chaos Computer Club als auch das Fraunhofer-Institut für Sichere Informationstechnologie (SIT) entdeckten Schwachstellen. Das Bundesgesundheitsministerium versprach Nachbesserungen.

Sind meine Daten in der ePA sicher?

Nach Informationen des Bundesgesundheitsministeriums sind die Daten der elektronischen Patientenakten auf Servern in Deutschland gespeichert. Diese unterliegen den deutschen und europäischen Datenschutzbestimmungen und werden regelmäßig überprüft. Alle Dokumente werden mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung transportiert. Und alle Vorgänge und Zugriffe auf Daten werden für drei Jahre protokolliert. In diesem Zeitraum kann man alle Datenbewegungen nachvollziehen.

Um die Datensicherheit von ihrer Seite zu gewährleisten, sollten Benutzer regelmäßig die Sicherheitsupdates ihres Smartphones durchführen.

Widerspruch einlegen: So geht’s

Jeder gesetzlich Versicherte erhält eine elektronische Patientenakte – es sei denn er hat ausdrücklich widersprochen. Das nennt man ein Opt-out-Verfahren (Das Gegenteil wäre Opt-in, bei dem man aktiv zustimmen muss, um etwas zu erhalten). Betroffene können jederzeit bei ihrer Krankenkasse Widerspruch einlegen. Dieser kann sich im Einzelnen richten gegen:

• die ePA selbst
• die Speicherung von Abrechnungsdaten
• die elektronische Medikationsliste
• die Nutzung von Daten zu Forschungszwecken

Häufige Fragen zur elektronischen Patientenakte

Kann mein Hausarzt oder meine Hausärztin sehen, bei welchen anderen Ärzten oder Ärztinnen ich war?

Ja, jeder behandelnde Arzt oder Ärztin kann, vom Zeitpunkt der Behandlung aus gerechnet, 90 Tage lang die Daten deiner ePA einsehen, auch bei welchen anderen Ärzten oder Ärztinnen du gewesen bist. Willst du dies verhindern, kannst du einzelne Einrichtungen für die ePA sperren lassen. Dies geht direkt über die ePA-App selbst oder über die Ombudsstelle deiner Krankenkasse.

Wer füllt die ePA mit Daten, und kann ich selbst etwas hochladen?

Jeder, der dich behandelt, sei es ein Arzt oder eine Ärztin, ein Physiotherapeut oder eine Physiotherapeutin oder ein Krankenhaus, ist verpflichtet, die Daten zu deiner Behandlung in deine digitale Patientenakte zu laden. Und du selbst kannst auch Informationen etwa zur Organspende, Vorsorgevollmacht oder Patientenverfügung hochladen.

Kann ich meine ePA ohne App einsehen?

Wenn du der ePA nicht widersprochen hast, existiert diese und wird von Behandlern oder Behandlerinnen mit Daten gefüllt. Am einfachsten kannst du deine ePA mit der ePA-App einsehen und verwalten. Ohne App helfen dir die Ombudsstelle deiner Krankenkasse oder eine Vertrauensperson, die du als Vertretung einträgst. Diese gibt es fürs Smartphone und für stationäre Computer.

Kann ich meine Patientenakte bei einem Arztwechsel anfordern?

Das kann weiterhin sinnvoll sein, denn die ePA ersetzt die Dokumentation der Praxis nicht und enthält oft keine älteren Befunde. Was bereits in der ePA liegt, kann dein neuer Arzt oder deine neue Ärztin dort einsehen, sofern du den Zugriff nicht gesperrt hast. Das gilt völlig unabhängig davon, ob du einen Arzt oder deine Ärztin gewechselt hast oder nicht.

Kann ich die ePA für Angehörige verwalten?

Ja, du kannst dich als Vertreter eintragen lassen und Zugriff auf die ePA dieses Menschen erhalten. Das geht auf verschiedene Arten:

• Über die ePA-App: Du kannst bis zu fünf Vertreter in deiner App eintragen, dafür musst du ihre Versichertennummer und ihre E-Mail-Adressen hinterlegen. Die andere Person kann aber auch dich als Vertreter oder Vertreterin in ihrer ePA-App eintragen. Dafür musst du ihr oder ihm deine Gesundheitskarte mit PIN nennen.
• Über die Ombudsstelle: Du lässt dich bei der Ombudsstelle der Krankenkasse desjenigen, den du vertreten willst, eintragen. Dafür muss du dort deine E-Mailadresse und deine Versichertennummer angeben. Du musst nicht bei der gleichen Krankenkasse versichert sein.

Quellen

• Apotheken Umschau: Elektronische Patientenakte einrichten – so geht's
• Verbraucherzentrale NRW: Die ePA ohne App verwalten und neue Funktionen in der ePA-App
• Bundesgesundheitsministerium: ePA für alle